海外からの研究者受入れ業務に対応する教職員の業務負担に課題を抱える大阪公立大学様より、手配業務（航空券・宿泊・招宴・交通機関など）と外国人研修者とのコレスポンデンス業務（ビザに関わる情報・案内など）を、「国際事務サポートセンター」として集約したいとご相談をいただきました。ご提案に向けては、既に同様の業務を受託しているJTB他支店より、受入の体制やスキーム、また必要なノウハウや情報源、連携すべき関係諸機関、現状の課題など様々な情報を収集。「業務の一元管理」と「教職員の業務負担軽減」だけに留まらず、大阪公立大学様が目指す数年後のあるべき姿・理想形が追求できる受入体制を描きご提案。11月～1月、公募型プロポーザル方式にて数社より応募入札があり、審査の結果、手配業務とコレスポンデンス業務のワンストップ・サービスが評価され、「国際事務サポートセンター」の運営を支援させていただくことになりました。

• 海外からの研究者・留学生受入れ拡大
• 教職員の業務負担軽減
• 業務の一元管理による集約化
• 業務効率化に向けた事務体制の構築

「国際事務サポート業務」

目的

「海外からの研究者受入れ業務」を委託することにより、来日する際の様々な手続きを一元管理し、教職員の業務負担の軽減を図る

概要

教職員が海外から招聘する訪問団（者）および研究者等の来日にかかる諸手続き全般

期間

 2024年3月1日～2025年3月31日

サポート内容

1. 対象者の来日に関わる受入れ担当教職員および対象者とのメール対応
2. 受け入れに関わる学内手続きの事務サポート
3. 査証（ビザ）申請サポート　　
4. 航空券手配
5. 日本到着時の空港からの交通機関手配
6. 来日中の宿泊先手配
7. 招宴（レセプション）手配

JTBならではのサポート

• JTBグループの連携によるワンストップ・サービスの実現
• 国際学会など英語翻訳の実績がある株式会社JTBビジネストランスフォームを窓口とした体制
• Webエントリーシステムを活用した個人情報収集の一元化※

GDPR（General Data Protection Regulation)対応システムにより、世界各国から来日する研究者の個人情報管理を徹底

「国際事務サポートセンター」設置までのスケジュール

2023年

2024年

お客様からの声

2024年4月に国際事務サポートセンターを新設し、JTBと業務提携を結び、今まで教職員が行なっていた業務の一部（例：外国人研究者とのコレスポンデンス業務や航空券など手配業務）を委託しています。当スキームは徐々に大学内及び教員にも浸透していっており、教員からは事務負担が軽減できたとの声も上がっています。

今後に向けて

大学の国際競争力強化のために、外国人研究者や留学生の受け入れ数を大幅に増やすことにチャレンジしていきます。当委託事業のさらなる活用で、教職員が研究等のコア業務に専念しながら、目標を実現できることを目指します。