各国持ち回りで行われる国際会議のホスト役を務めることになり、発表者・聴衆者の参加種別分けや早期割引の設定などの参加者管理や、英語対応の負担が大きな課題となっていました。これを解決するために、JTBのWebエントリーシステムAMARYSの導入を決定しました。参加者集約についてはシステムに一元化し、申込期間終了後、整理した参加者リストの提出までを求められておりました。

申込集約のシステム化

収受費用の段階別設定、早期割引の自動切換

代金収受の効率化

参加者からの参加費やオプショナルツアー代金収受の簡素化

英語対応

参加者の多くが外国人であり、英語での受付対応の必要性がある。

予算の制約

大学会場を使用するため、予算に制限がある。

工学系国際会議

形式

ハイブリッド形式（会場参加とオンライン参加）

会場

国立A大学

日時

2023年11月

参加者

250名程度

対象者

世界各国の研究者と技術者が参加

参加国

中国・日本・韓国・シンガポール・インドネシア・インド・フィリピン・ベトナム・オーストラリア・アメリカ

JTBならではのポイント

1. 総合的なイベント運営力
   世界各国の参加者の両方を組み合わせたハイブリッドイベント開催において、これまでの実績とノウハウを活かし、円滑な運営を実現します。
2. 一気通貫のシステム運用
   AMARYSを活用することで、参加登録、航空券、宿泊、エクスカーション、食事、懇親会等の受付を管理。多様な決済機能と英語対応が実現できます。
3. 万全のセキュリティシステム
   GDPR（EU一般データ保護規則）に対応。貴学個人情報保護方針により、個人情報を守ります。

実施までのスケジュール

JTBのWebエントリーシステム「AMARYS」の導入により、国際会議の運営が大幅に効率化されました。まず、参加者の登録から支払い、宿泊予約、エクスカーションまで、一括して管理することで、煩雑な業務を一元化。これにより、参加者数の増加や多様な国からの参加にもスムーズに対応できるようになりました。また、多様な決済機能と英語対応により、参加者の利便性が向上したことに加えて、GDPRに準拠したセキュリティシステムにより、個人情報を万全に管理。このシステムの導入により、運営コストの削減と運営効率の向上が実現しました。​