新型コロナウイルス感染症の広がりから、内定式をオンラインで開催する企業が増えつつあります。この記事では、オンライン内定式の開催を計画している企業に向けて、オンライン内定式の実施方法を解説します。企画するうえでの参考にしていただけるように、具体的なプログラム事例もご紹介します。
オンライン内定式とは？
オンライン内定式とは、実際に対面するのではなく、インターネットを介してオンライン上で実施する内定式のことです。オンライン上で内定式のプログラムを実施します。オンラインで内定式を実施すれば密を防げるため、感染症対策として有効です。
内定式のオンライン開催は増加傾向にある
新型コロナウイルス感染症の流行から、企業としても人が集まるイベントを控える傾向にあり、内定式をオンラインで行う企業が増えてきています。株式会社ディスコの調査(※1)によると、2021年卒の新規採用において「内定式を実施」と回答した企業は約7割。そのうち、オンライン利用（オンラインのみ＋リアルとオンラインの併用）企業は約半数という結果でした。
※1 2021年卒 新卒採用に関する企業調査－内定動向調査（内定式実施状況）【速報版】
（調査期間：2020年9月28日～10月6日 回答数：1,220社）
内定式を開催する目的
オンライン内定式を企画する際、まずは内定式を開催する目的を設定することが大切です。内定式の目的には、以下のようなものが考えられます。
目的１入社意志を確認する
内定式は内定者の入社意志の確認の場です。内定者は自社が第一志望とは限りません。なかには入社意志があいまいなまま内定式を迎える人もいるでしょう。内定式では内定者に対し、内定証書の授与や内定承諾の提出を求め、入社意志を確認します。
目的2内定者同士のつながりを強固にする
内定者たちは同期として、今後一緒に切磋琢磨していく仲間になります。社員同士の絆を深めるチームビルディングの観点からも、内定式で内定者同士のつながりを強固にするプログラムを入れることはおすすめです。
目的3企業理解を深める
内定式は、自社の企業理念や事業内容、社風などを周知するよい機会といえます。これから自社で勤務する内定者に対して、自社について詳しく知ってもらえば、エンゲージメントの向上につながります。
目的4内定者の不安を取り除く
これから働き始める内定者は、入社後どのように生活するのか、どんな人と働くのかなど不安に思っている人も多いと思います。内定式にはそのような不安を取り除く目的もあります。
オンライン内定式のメリット
次に、オンライン内定式のメリットについて解説します。
感染症対策になる
新型コロナウイルス感染症の拡大防止の観点から、同じ場所に大人数が集まるイベントはリスクが大きいと言えます。オンライン内定式なら、多数の人が一カ所に集まることなく個人で参加できるため感染症対策が図れます。
どこからでも参加できる
オンライン内定式は、どこからでも参加できるのが大きなメリットです。これにより、内定者だけではなく、社員も仕事の合間に気軽に参加することができます。それにより、全社を挙げての内定式といったこれまでにはなかった式にすることも可能です。このような内定式にすれば、内定者のエンゲージメントも高まることでしょう。
費用を内定者の満足度を向上させる施策に再配分できる
オンライン上で内定式を行えば、リアルで開催する場合に発生する会場費や運営スタッフの人件費、内定者の交通費などを削減することができます。それにより、削減できた分を『より内定者の満足度が高まる施策』に再配分することができ、会社へのエンゲージメントを一層高めることができます。
オンライン内定式を開催するうえでのデメリット
次に、オンライン内定式のデメリットについて解説します。
交流の場を作りにくい
オンライン内定式では内定者同士の対面でのコミュニケーションができません。そのため、たまたま席が隣になったことで仲良くなるなど、偶発的なコミュニケーションが生まれにくい環境と言えます。友人や顔見知りができにくく、大切な同期の絆が生まれにくいというのがデメリットの一つです。少しでも絆が生まれるような工夫が大切になります。
通信環境の不具合に備える必要がある
オンライン内定式では発信側、受信側双方が通信環境を整える必要があります。内定者のなかには自宅の通信環境が不十分な場合もあるでしょう。企業によっては、内定者の通信環境を整備する費用を負担する企業もあります。
オンライン内定式の実施方法
オンライン内定式は、ライブ配信システム、もしくはWeb会議システムを使用する場合がほとんどです。それぞれの実施方法について解説します。
ライブ配信システム
ウェビナー形式で行うオンライン内定式です。生中継、もしくは事前に内容を収録したものをライブ配信する方法があります。企業側が内定者に向けて配信するかたちであるため、相互のコミュニケーションにはあまり適していないと言えます。内定者の人数が多い企業に向いています。
Web会議システム
Zoomなどに代表される一般的なWeb会議システムを使用する方法です。参加型にするためには、内定者側の通信環境も整える必要がありますが、内定者も発言できるスタイルを実現しやすいシステムです。ただ、大人数だと発言の収拾がつかなくなってしまうケースもあるため、少人数での開催、もしくは自己紹介のようなプログラムを行う場合に向いています。
オンライン内定式開催までの準備
オンライン内定式開催までに行う準備は、以下のような手順で行います。
- 企業・組織としての課題の洗い出し
- 内定式の目的・ゴールの設定
- 目的・ゴールにあった企画作成
- 演出の検討
- 配信システムの選定
オンライン内定式を成功させるためには、まずは目的・ゴールを明確にする必要があります。内定式の目的・ゴールを設定する前に、企業や組織としての課題を洗い出すとやりやすいでしょう。
その後、目的・ゴールにあった企画を考えていきます。内定式で大切な点は、内定者にとって満足がいくものを作り上げることです。内定者を飽きさせず、自社を好きになってもらえるような演出を考えます。どのようなかたちでオンライン内定式を実施するのかが決定したら、それに合う配信システムを選定します。
オンライン内定式の進行プログラム例
オンライン内定式で行うプログラムとしては、以下のようなものがあげられます。
- 開会挨拶
- 社長や役員の挨拶
- 社員から新入社員に向けてのメッセージ
- 新入社員の質疑応答や決意表明など
- 閉会挨拶
- 懇談会
これらはあくまでプログラムの一例です。具体的にどのようなプログラムにするのかは、自社の目的と照らし合わせて決めます。
オンライン内定式懇談会におすすめのプログラム事例
オンライン内定式では懇談会を行う企業もあります。懇談会で行うおすすめのプログラムを具体的に紹介します。
懇談会におすすめのトークテーマ5選
自己紹介ワーク
内定者が自己紹介をします。しかし、自己紹介の時間を設けるだけでは何を話してよいのか困惑する内定者もいるかもしれません。あらかじめ、自分が好きなもの、マイブームなどテーマを設定するとよいでしょう。オンラインという特性を活かし、楽器など得意なものを披露してもらうこともおすすめです。
出身地紹介
自己紹介の一環として、出身地紹介もおすすめです。ただ紹介するのではなく、クイズ形式にすると場の空気が盛り上がります。正解につながるヒントを出して、参加者が話し合いながら正解を導く方法も有効です。参加者同士のコミュニケーションを促すことにつながり、内定者同士のつながりが深くなるでしょう。
入社後の目標
内定者のエンゲージメントを高め、企業の一員としての自覚を意識してもらいたい時には、入社後の目標を発表するというプログラムがおすすめです。入社後の目標は漠然として答えにくい人もいるかもしれないため、事前に目標を発表してもらう旨を伝えておくとスムーズでしょう。
ライトニングトーク
ライトニングトークとは短いプレゼンテーションのことです。自分についてのプレゼンを5分以内という短時間で行います。ただ、話慣れていない人にとって5分のプレゼンはなかなかハードルが高いものです。事前にスライド等を準備してもらうよう伝えておくことをおすすめします。
好きな映画
好きな映画はその人の人柄を現すもので、お互いについて知り合うきっかけになるでしょう。好きな映画をきっかけとして、内定者同士が仲良くなれる可能性があります。
懇談会におすすめのゲーム6選
しりとり
しりとりは誰もが経験のあるゲームであるためオンラインでも手軽に実施できます。しかし、ただ普通にしりとりをしても、盛り上がりに欠けるかもしれません。そこで4文字の言葉、食べ物のみ、といったように限定ルールを付け加えると大人でも楽しく取り組めます。言葉を使わず、絵だけで行う「絵しりとり」もおすすめです。
ジェスチャーゲーム
ジェスチャーゲームのルールは、ジェスチャー担当の人が何を表しているのかを答えていくだけというシンプルなゲームです。チーム対抗戦にして、正解数が多いチームが勝ちといったルールを設けると、チーム内の人と仲良くなるきっかけにもなるでしょう。
NGワードゲーム
チームで行うゲームです。それぞれにNGワードが設定され、それが自分以外の人は分かっているという状況で行います。参加者はそれぞれのNGワードをその人が発するように、さり気なく誘導すれば場も盛り上がるでしょう。
意思疎通ゲーム
質問に対する答えを、チーム内で同じ答えに揃えるゲームです。例えば「四角いものと言ったら？」という質問には、「豆腐」や「板チョコ」などさまざまな答えがでるでしょう。そのなかで、答えが一致した人が多いチームが勝利となります。
人狼ゲーム
会話をしつつ相手の考えていることを推理していくゲームです。参加者を人狼と村人に分け、誰が人狼かを探っていきます。そのほか、占い師や狂人などの役割も設定すると、ルールが複雑になりより楽しめます。
早押しクイズ
早押し形式で行うクイズもおすすめです。クイズの内容は本やインターネットを参考にしてみると作りやすいです。また、曲の冒頭部分のみを流して曲名をあてるイントロクイズもおすすめです。事前準備が比較的楽なイベントです。
オンライン内定式を成功させるには？
オンライン内定式を成功させるためには、いくつかコツがあります。次のポイントに気をつけて開催しましょう。
課題抽出に基づいた目標・企画の設計
内定式はただ開催するのではなく、自社の課題を解決する手段として捉えます。まずは、オンライン内定式を実施する目的・ゴールを設定し、それに基づいた企画を作成していくと結果を伴う内定式を開催できます。
内定者を飽きさせない工夫
内定式は内定者のエンゲージメントを高める大切な場です。内定者のことを考え、一方的に内容を伝えるのではなく、参加者を飽きさせない演出などの工夫が必要です。ケータリングサービスで事前に食事を自宅に届けるといった仕掛けもおすすめです。
適切な配信ツールの選定
内定式をオンラインで実施する場合、適切な配信ツールを選定することも大切です。ウェビナー用の配信システムにするのか、Web会議システムにするのか、企画内容に合ったものを選びましょう。
参加者の通信環境を把握しておく
こちらが入念に用意しても、内定者が使えないものでは意味がありません。事前に参加者の通信環境等を把握し、オンライン内定式が開催できるかどうかを把握しておきます。もし通信環境が不十分な場合は、内定者へのサポートも必要です。
オンライン内定式を開催するうえでの注意点
オンライン内定式を開催するにあたって、内定者の通信環境や価値観も配慮しなければなりません。内定者が内定を辞退したくなったり、参加を無理強いしたりするのは避けなければなりません。
まとめ
コロナ禍により、入社してからすぐにテレワークとなり、1年間1度も出社しなかったという新入社員もいらっしゃいます。このような状況だからこそ、今後は内定の段階での接点を大切にしていくのがポイントになりそうです。オンライン内定式は内定者同士がリアルな場で顔を合わせられないものの、感染症対策やどこからでも参加できるといったメリットもあります。内定式は企業にとっても内定者にとってもお互いの交流につながる場です。貴社でも、内定者のエンゲージメント向上にむけて、オンラインを活用した新たな内定式を検討してみてはいかがでしょうか。
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