A社様が、シンガポールで医療関係者向け国際シンポジウムを開催することに。JTBはA社様の日本国内での講演会や学会をサポートしており、高い評価をいただいていたことから、本件もJTBにご相談いただきました。当初は現地でのリアル開催のみの予定でしたが、多くの方にご参加いただくため、オンラインとのハイブリッド開催になりました。

• 日本国内と同等のホスピタリティを実現
• オンラインを併用したハイブリッド開催であること

医療関係者向けシンポジウム開催

日時　　：

2024年8月某日　18:30～　90分

開催地　：

シンガポール

開催方法：

リアルとオンライン配信のハイブリッド

参加人数：

48名（オンライン含む）

発表者　：

4名（日本2名、シンガポール1名、香港1名）

目的　　：

日本の医療関係者に専門性の高い製品や研究成果を紹介するとともに、各国の処方実態を共有すること

サポート01日本レベルのおもてなしを実現しながら、現地の商習慣に適応

シンガポール支店と連携してJTB専属の現地スタッフを配置。きめ細やかな「ジャパンクオリティ」を実現しました。現地スタッフは、英語ができるのは当然のこと、日本の製薬業界の作法や流れを理解していることが求められます。海外でのシンポジウムでありながら、日本国内のイベントと同等のおもてなしで医師のニーズに的確に応えるなど、スムースな運営に努めました。

サポート02製薬業界での経験が豊富な現地スタッフとの連携

製薬業界での経験が豊富なスタッフをプロジェクトリーダーに据え、現地と密に連絡を取りながら準備を進めました。医療・製薬業界のシンポジウムでは、各国で厳格なコンプライアンスの遵守が求められます。知識不足は確認作業の遅延につながり、プロジェクト全体の進行に影響を及ぼす可能性があります。そこで、医療業界でのイベント運営に長年携わってきたメンバーを品質管理担当者として配置。プロジェクトを円滑に遂行できるようにしました。

サポート03ハイブリッド開催に備えた入念なリハーサルの実施

ハイブリッド開催に備え、現地の会場や機材会社と入念な調整、徹底的なシミュレーションを行い、安定したオンライン環境を整備しました。

サポート04柔軟な緊急対応

当日、お客様側からアサインされた司会者が急遽参加できなくなってしまったため、ファシリテーション経験があるJTBの現地スタッフが登壇して、円滑な進行をサポート。予期せぬトラブルにも迅速かつ柔軟に対応しました。日本国内のイベントと同レベルのホスピタリティを提供できるよう、進行やスケジュール管理、オペレーションなど、細部にまで気を配りました。

A社様の担当者からは「日本国内と変わらないクオリティで実施できた」と、ご満足いただきました。事前の打ち合わせで、日本のシンポジウムとの違いや現地情報を共有していたため、安心して当日を迎えることができました。現場での予期せぬトラブルにも対応でき、経験豊富な現地スタッフがサポートしたことも評価いただきました。

トラブルなく終了し、A社様の社員や、参加した医師からも「良いオペレーションだった。」とのお声をいただきました。

シンガポールで開催されたシンポジウムは大成功を収めました。JTBのグローバルネットワークを活用し、医療・製薬業界に関する知識を海外でも活かせる体制を構築できたことが成功の鍵でした。また、製薬業界での経験が豊富なスタッフをプロジェクトリーダーに抜擢できたことも要因のひとつです。

ホスピタリティ精神あふれる組織体制により、発生した問題にもスムーズに対応することができました。現地の状況に柔軟に対応できることが最大の強みです。高いホスピタリティを提供しながら、必要な要件に対応することで、国際的なイベントを成功へと導きます。