チョコレートを中心に、乳製品・菓子・飲料の輸出入、製造、販売を行っているゴディバ ジャパン様。2015年に店舗数が大幅に増加したことで手作業での対応が限界に達したため、2016年にシステム化のプロジェクトを立ち上げました。以前から出張手配でJTBの出張手配システムをご利用していただいていたこともあり、当時の経理担当者からJTBにご相談いただいた際、J’sNAVI NEOをご提案させていただきました。他社製品とも比較いただいた結果、事前申請・出張手配・経費精算の一連の作業をすべてシステム内で完結できる点、コストパフォーマンスが良い点が決め手となり、J’sNAVI NEOの導入を決定しました。

申請者

• Excelのフォームへの入力、印刷、発送作業等申請書の作成に時間がかかる
  →接客業務に注力できない

承認者

• 申請内容のチェック、押印のために出社が必要
  →申請者不在時に承認作業が遅れる

経理担当者

• 紙の申請書と領収書を目視で確認、Excelに手入力で内容を転記、データの作成など、経費精算業務の90％以上が手作業
  →手間と時間がかかり非効率
• 紙中心の運用
  →書類紛失等のリスクが発生

01申請、処理にかかる時間を大幅に短縮！

従来、申請書の本社への郵送に数日、本社到着後承認されるまでに数日かかるので、出張者は出発の2週間前までには申請をしないと間に合わない状況でした。J’sNAVI NEO導入後は、電子ワークフローにより申請書の提出も承認作業もリモートでできるようになったため、申請日に承認を得ることも可能となり、 申請から承認までにかかる時間を大幅に短縮することができました。

以前は紙の申請書の回収・Excelへの転記・集計・仕訳・振込データの作成に、本社・店舗・業務委託の担当3名体制で7営業日程度かかっていました。J’sNAVI NEO導入後は、手作業での仕訳作業がなくなり、必要なデータもCSVファイルで出力できるようになったため、店舗拡大で申請件数が増えたにも関わらず5営業日以内で完了できるなど、経理担当者の月次処理も格段にスピードアップしました。また、システム化により作業方法やルールが統一されたことで、担当者間でお互いの業務をフォローできるようになりました。

02詳細なマニュアルづくりでパソコンに不慣れな人も使用できた！

システム導入に対し不安を抱えているスタッフも多かったため、J’sNAVI NEOの稼働前に「店長用マニュアル」「店舗スタッフ用マニュアル」など、全部で13種類ほどのマニュアルを作成。全国の店舗をまわり、レクチャーや個別トレーニングを行うことで、全員が活用できる環境を整えることができました。

03チケット手配機能の活用で仮払いや立替精算がなくなった！

以前は、出張旅費は現金での仮払いか、出張者の立替で対応をしていたため、月末の精算で出張者の負担が大きく、不正のリスクといった課題を抱えていました。J’sNAVI NEOのチケット手配機能を活用することで、出張が増える繁忙期など、新幹線や飛行機などチケット代金を会社一括請求できるので、これら課題をまとめて解決することができました。

04細かいデータ分析が簡単に！

必要なデータを簡単に抽出できるようになったため、突然、部署別の出張旅費データなどを求められた際もすぐに対応できるようになりました。また、電車も新幹線もすべて合算した数値しか抽出することができなかった交通費のデータが、J’sNAVI NEO導入により勘定科目ごとにデータを抽出できるため、 Excelで集計していた時よりも細かい分析が可能になりました。

システム化は管理者側・ユーザ側にとって大きなメリット！

今後の事業拡大を見据え、経費精算に課題をお持ちの企業様。経費精算のシステム化は、経費精算にかかる大幅な作業量と負担の削減につながり、経理担当者だけでなく、ユーザ側にも大きなメリットがあります。システム面も使いやすく、サポート面も安心な「J’sNAVI NEO」を活用して業務の効率化、事業拡大を目指しませんか？お気軽にご相談ください。

ソリューション紹介

経費精算・出張管理ソリューション「J'sNAVI NEO」 / 経費データ連携プラットフォーム「J'sNAVI Jr.」