株式会社グループセブ ジャパン様（以下、グループセブ ジャパン）は、フランスに本社を置く「Groupe SEB（グループセブ）」の日本法人。フライパンや鍋などの調理器具とケトルやアイロンなどの小型家電を輸入し、国内での販売を全国で展開しています。同社では、月間150件ある出張旅費精算を、これまでエクセルで行ってきました。

エクセルでの運用は経理担当者だけでなく申請者にとっても大きな負担

データ連携により、時間のかかっていたチェック作業がそもそも不要に！

現在、出張旅費や近隣交通費、接待費など、全ての経費精算にビズバンスJTB経費精算を使用しています。特に課題となっていた出張旅費精算において、新幹線や飛行機、宿泊の手配は、ビズバンスJTB経費精算のチケット手配機能を利用しています。実際に利用した手配内容を実績データとして精算書に取り込めるため、出張者側で詳細を入力する必要がなくなりました。また、日当についても出張の日付を入力するだけで精算書に自動的に入力されるため、総じて精算書の作成が大変楽になりました。

出張者だけでなく、承認者・経理担当者も業務効率化を実現しています。実績データの連携と日当の自動計算により、手作業で行っていた申請内容のチェックがそもそも不要になりました。近隣交通費精算については、領収書の提出を不要としているため、電子ワークフロー内で申請・承認が完結し、リモートで対応できるように。申請者側で精算書を紙に出力する機会は3~4割程度減ったと感じています。また、入力の手間という点においても、経路検索ソフトで調べた経路・運賃をそのまま精算書に取り込めるため大きく軽減されました。承認者・経理担当者もわざわざ運賃計算をし直す必要がないため、出張旅費精算と同様、チェックの工数が削減できています。

出張者個人の立て替えも不要に！

これまでは出張者個人が出張費用を立て替える必要がありましたが、チケット手配機能により会社一括請求になったため、出張者の立替の負担も無くすことができています。以前は1回の出張で平均5～6万円の立替が発生していたため、この変化は出張者にとって大変嬉しいことだと思っています。

申請の正確性も向上！

課題の一つとなっていた申請の正確性向上についても、必須入力の欄が未入力の場合は申請ができないよう制御しているため、記入漏れを防げています。また、接待費については参加者の人数と合計金額を入力すれば、一人当たりの金額の算出とそれに連動した勘定科目が自動で仕訳されるため、入力ミスも抑制できており、経理担当者の処理スピードも向上しました。

効率化だけで終わらない！？ガバナンスの強化まで実現！

以前は手作業で各支払いを会計システムに入力していましたが、これが自動化されたことで、月約5～6時間ほどの作業時間削減が叶い、経理担当者に余力が生まれました。そのおかげで、これまでよりも経費の必要性・妥当性の精査に時間をかけることができています。

経理担当者が申請内容と金額まで細かくチェックをしていることが社内に伝わった結果、社内全体が経費の必要性・妥当性に注意するようになり、ガバナンスの強化につながったと感じています。

社員への説明方法までアドバイス！サポートの手厚さに驚き！

『ビズバンスJTB経費精算を導入して約5年が経ち、経理担当者だけでなく申請者や承認者にとっても、作業量と負担が大幅に減少し、経費精算にかかる時間の大幅な削減につながっています。また、システム自体の使い勝手が非常によく、まさに“ユーザーフレンドリーなシステム“であると感じています。サポート面でも、社員からの質問を受け、細かいことでサポートに問い合わせをする際も毎回レスポンスが早く、経理担当者から社員への説明方法までアドバイスをいただけ大変助かります』と実際に活用いただいているグループセブ ジャパン様からも満足の声をいただいております。経費精算に課題をお持ちの企業担当者様。ビズバンスJTB経費精算を活用して業務の効率化を目指しませんか？お気軽にご相談ください。

ソリューション紹介

ビズバンスJTB経費精算

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